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Vous avez des questions, désirez réserver un cours, apporter vos suggestions ou rejoindre un membre du CA?  Vous pouvez nous écrire un courriel au retraitemagog@gmail.com

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PROJET D'ORDRE DU JOUR - AGA 2019

 

ASSOCIATION DES RETRAITÉS DE MAGOG

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

Mercredi le 12 juin de 9h30 à 11h30

Centre communautaire de Magog

95 Merry Nord

Salle Ovila Bergeron

 Projet d’ordre du jour

 

1. Ouverture de l’assemblée
2. Constat du quorum
3. Nomination à la présidence et au secrétariat de l’assemblée
4. Lecture et adoption de l’ordre du jour
5. Lecture et adoption du compte-rendu de l’AGA du 13 juin 2018
6. Bilan des activités 2018-2019
7. Programmation 2019-2020
8. Rapport financier 2018-2019

          9.1 Rapport de la vérificatrice

          9.2 Nomination de la vérificatrice de l’an 2019-2020

9. Prévisions budgétaires 2019-2020

10. Description des postes vacants au CA

11. Nomination à la présidence et au secrétariat d’élection (si requis)

        a) Trois postes sont à renouveler
        b) Un poste actuellement vacant est à combler

12. Élection des membres du CA
13. Retrait du CA pour élection des officiers
14. Questions des membres
15. Levée de l’assemblée

 

 

ASSOCIATION DES RETRAITÉS DE MAGOG

 

Procès-verbal de l’assemblée générale annuelle

 

Le 12 juin 2019 à 9h30

 

Salle Ovila-Bergeron, Centre communautaire de Magog

 

95 Merry N, Magog

 

1. Ouverture de l’assemblée : L’assemblée est déclarée ouverte à  9h40
 
2. Constat du quorum : nous avons quorum avec 38 membres assistants à la réunion
 
3. Nomination à la présidence et secrétariat de l’assemblée :
Le président du CA, André Houle sera donc président de l’assemblée.  Le poste de secrétaire de l’assemblée est Lucie Rocheleau.
 
4. Lecture et adoption de l’ordre du jour : 
André Houle fait la lecture de l’ordre du jour proposé. 
L’ordre du jour est proposé par Lise Messier et secondé par Ginette Julien
Résolution 12-06-2019-01
 
 
5. Lecture et adoption du compte-rendu de l’AGA du 13 juin 2018:
L’adoption du procès-verbal tel que présenté est proposé par Nicole Piché,  secondé par Dyane  Gendron
Résolution 12-06-2019-02


 
6. Mot du président : M André Houle profite de l’assemblée pour clore une très belle saison, remercier les membres pour leurs présences aux cours et aux activités et pour féliciter tous les bénévoles qui se sont impliqués.  Il aimerait également souligner le travail exceptionnel de notre trésorière Denise Boivin, qui s’implique dans la danse et l’artisanat et est le bras droit de notre directrice des activités, Suzanne Dupont, malheureusement absente pour raison familiale.  De plus, nous soulignons l’apport indispensable de notre réceptionniste Madeleine qui prendra sa retraite à l’automne et sera remplacée par notre ancienne trésorière, Mme Rita Proulx.
 
Bilan des activités 2018-2019 : Mme Denise Boivin, en remplacement de Suzanne Dupont, directrice des activités, nous liste les activités de l’an dernier : l’épluchette pour lancer les activités, un piquenique plage Cabana, le 26 sept le quizz sur la rue Principale, le 4 oct  passion musique/ Chansons Françaises, diner spaghetti avec une conférence de Francine Breton, déjeuner au Coco Frutti, en décembre, atelier d’art avec Paulette Gagnon , le diner de la fraternité avec messe et prestation de la chorale, le 7 décembre déjeuner à la Shoppe, le 15 décembre souper de Noel, marche aux lumières de Noël, En janvier, bowling, un atelier d’informatique et généalogie offert bénévolement par M. Castonguay, dîner au Laurel et Hardy, diner spaghetti, une visite du musée Merry a suivi un dîner à la Table d’Alain Roger, Jour de la femme au Bistro Orford Musique, une soirée passion musique/Félix Leclerc, l’exposition d’artisanat Printemps en Art, sortie à la cabane à sucre, dîner La fête en folie/casino et le souper soirée de danse pour clore les activités. Il y a également eu de la danse les samedis soirs.  Et nous avons eu un programme diversifiés de cours, les activités libres de cartes, baseball-poche et pétanque-atout.  Nous avons toujours la chorale et le groupe de bridge les mercredis.  La salle de billard est ouverte aux membres du billard toute l’année ainsi que le local d’artisanat. 
 
7. Programmation 2018-2019 :  Voici les activités et sorties que nous prévoyons pour la rentrée.

 

 Épluchette le  5 septembre

Conférence le 10 septembre sur l’importance de rester actifs à notre âge avec Marie-Noëlle Fontaine, kinésiologue. 
16 septembre, atelier d’écriture avec Mme Bastien
23 septembre :  prudence sur les réseaux sociaux donnée par Léo Colette e la FADOQ, assisté d’un policier
30 septembre :  visite de la fabrique Micro-Brasserie. 
7 octobre :  visite des murales à Sherbrooke
15 octobre :  diner spaghetti
29 octobre :  quilles et lunch
Vous trouverez les détails des activités vers la fin août sur le site web ainsi que par des communications par courriels aux membres inscrits.  Notez que nous gardons les cours et les activités régulières.
 
 
8. Rapport financier 2017-2018:  Denise Boivin présente les états financiers.  Le rapport financier complet est en annexe. 
Les frais d’administration sont les dépenses générales de bureau, papier, toner, photocopies, l’hébergement du site web, une chaise de bureau qui a été achetée, le tapis d’entrée du bureau ainsi qu’un tapis de table de billard qui a été remplacé.  Notez que les membres du billard payent 30$ par année pour pouvoir jouer et ce montant nous permet de changer les tapis des tables quand requis.
Adoption du rapport financier tel par présenté 
Proposé par Marielle Laforce et secondé par Ginette Julien
Résolution 12-06-2019-03
 
Question de Cécile Cyr concernant les revenus à la hausse de la danse:  on espère aller chercher de nouveaux danseurs du samedi soir avec l’ajout de cours de danse débutant et un groupe de Eastman semble intéressé à se joindre à nos soirées de danse.
 Question  de Cécile Cyr qui demande si les cours d’espagnol qui ont été annulés cette année pourraient être remplacés par des cours de conversation espagnole.  La raison pour laquelle nous avons annulé les cours d’espagnol est que notre professeur d’espagnol ne voulait pas plus de 4 élèves et facturait trop cher.
 
a)      Rapport de la vérificatrice :  Mme Rita Proulx était la vérificatrice pour le budget 2018-2019.  Elle a examiné les pièces justificatives, factures et états financiers,  tout balance. 
b)      Nomination de la vérificatrice pour l’an prochain : Madeleine Gendron sera notre vérificatrice l’an prochain, elle est absente aujourd’hui mais accepte le mandat.
Proposé par Claude Leblanc, secondé par Aline Gibson.
Résolution 12-06-2019-04
 
 
9. Prévisions budgétaires 2019-2020 :  Denise Boivin présente les prévisions budgétaires pour la saison 2019-2020.  Nous prévoyons un déficit de 1,625$ compte tenu des activités reliées au 45e anniversaire qui sera célébré en novembre.
L’adoption du rapport financier (prévisions) a été proposé par Diane Gougeon  et secondé par Doris Lessard
Résolution 12-06-2019-05
 
10. Description des postes vacants au CA :
L’assemblée générale nomme ou élit des membres au sein du CA.  Le CA se réunit par la suite pour nommer les officiers si nécessaire.  Un poste que nous aimerions combler est un poste comme représentant aux communications (auprès de la Ville, aux réunions de la table de concertation et comme représentant auprès des médias.
Les mandats de 2 ans à renouveler sont :
Pierre Croteau  présentement responsable de la menuiserie.
Denise Boivin : trésorière, adjointe aux activités et responsable de la danse du samedi soir ainsi que de l’artisanat.
André Houle : président du CA, représentant à la table de concertation.
 
Poste vacant : Il y a actuellement un poste vacant au sein du CA.
 
Les 3 membres actuels du CA dont le mandat est terminé acceptent de se présenter à nouveau comme membres du CA.
Il est proposé que les membres démissionnaires soient réélus au conseil d’administration.
Proposé par Suzanne Lamarre et secondé par Monique Perreault
Résolution 12-06-2019-06
 
Le CA sera donc composé des membres suivants :
Mandat d’un an : Suzanne Dupont, Jacqueline Rivard et Lucie Rocheleau
Mandat de deux ans :   André Houle, Denise Boivin et Pierre Croteau
Mandat sans date de fin : Guy Provençal, en tant que responsable du billard et selon les règlements en vigueur.
 
Comme le CA n’a pas changé, les postes d’officiers seront les mêmes que cette année et le CA n’a pas besoin de quitter la salle pour l’attribution des postes.
Le CA 2019-2020 sera donc composé ainsi :
v  Président : André Houle
v  Vice-Présidente : Jackie Rivard
v  Trésorière : Denise Boivin
v  Secrétaire : Lucie Rocheleau
v  Directeur du billard : Guy Provençal
v  Directrice des loisirs : Suzanne Dupont
v  Administrateur : Pierre Croteau
 
13. Questions des membres :
a)      Artisanat : Il semblerait que les drains ne seront pas changés à l’automne comme il était prévu.  La raison donnée par la Ville est que les camions de la Ville seraient trop encombrant vu les travaux de la rue Principale.   On demande donc d’ajouter dans les tâches du concierge de laver et désinfecter le plancher du local d’artisanat. 
b)      On voudrait des bénévoles pour l’organisation des festivités du 45e le 2 novembre.  (brunch conférencier, danse, chorale, musique, souper et danse de la soirée) Janine Bernard et Lise Messier sont bénévoles. 
 
 
14. Levée de l’assemblée : La levée de l’assemblée à  10h25 est proposée par Ginette Julien  et secondé par Aline Gibson.
Résolution 12-06-2019-07