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Vous avez des questions, désirez réserver un cours, apporter vos suggestions ou rejoindre un membre du CA?  Vous pouvez nous écrire un courriel au retraitemagog@gmail.com

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ASSOCIATION DES RETRAITÉS DE MAGOG

Procès-verbal de l’assemblée générale annuelle

Le 13 juin 2018 à 10h00

Salle Ovila Bergeron, Centre communautaire de Magog

95 Merry N, Magog

1. Ouverture de l’assemblée : L’assemblée est déclarée ouverte à 10h05
 
2. Constat du quorum : nous avons quorum avec 42 membres assistants à la réunion
 
3. Nomination à la présidence et secrétariat de l’assemblée :

  1. Comme stipulé à l’article 4.05 de nos règlements en vigueur :
  2. Le président de la corporation ou un vice-président par ordre d’ancienneté préside aux assemblées des membres.  A défaut du président et du vice-président, les membres présents peuvent choisir parmi eux un président d’assemblée.  Le président de toute assemblée des membres peut voter en tant que membre et en l’absence de disposition à ce sujet dans la loi ou l’acte constitutif, il a droit à un vote prépondérant en cas d’égalité des voix.

Le président du CA, André Houle sera donc président de l’assemblée.  Le poste de secrétaire de l’assemblée est Lucie Rocheleau.
Nomination de la secrétaire proposé par Ginette Julien et secondé par Aline Gibson
Résolution 13-06-2018-01
 
4. Lecture et adoption de l’ordre du jour : 
André Houle fait la lecture de l’ordre du jour proposé . 
Ginette Julien demande l’ajout du point 8.2 :  nomination de la vérificatrice des finances pour l’an prochain. 
Lise Messier demande l’ajout du point 8.1 : rapport de la vérificatrice. 
Cécile Cyr demande l’ajout d’un point 7.1 : information concernant la danse. 
Lise Messier demande une modification au point 11 : enlever toute référence aux descriptions des responsabilités pour les postes vacants.
L’ordre du jour modifié est proposé par Lise Messier et secondé par Pierre Dupont
Résolution 13-06-2018-02
 
 
5. Lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée générale du 21 juin 2017 :  Le procès-verbal tel que présenté est proposé par Carol Whitehead,  secondé par Ginette Julien
Résolution 13-06-2018-03
 
 
6. Bilan des activités 2017-2018 : Mme Suzanne Dupont, directrice des activités, présente les activités de l’an dernier.   Nous avons eu plusieurs activités à thèmes comme l’épluchette de blé d’inde pour débuter les activités de la saison.  Nous avons eu une sortie « on se pète de la broue » à la ferme brassicole des Cantons.  Après une pause de sorties au mois octobre, remplacées par un dîner spaghetti, le service d’aiguisage et le début d’un projet de cours de couture.  Novembre : On a fait la journée de fraternité en toute amitié ainsi que le souper de Noël.  Également une conférence ayant thème « La prolongation de la qualité de vie ».  En janvier, retour des activités et un tournoi de crible, un diner de spaghetti en février avec l’échange de cœurs le jour de la St-Valentin.  En  mars, l’activité de la Journée de la femme avec changement de restaurant à la dernière minute et grosse tempête de neige.  Notre sortie à la cabane à sucre en mars avec autobus gratuit.  En avril, la dose de folie avec le diner et la danse avec thème pique-nique. 
Notre souhait pour l’an prochain, c’est de bien s’accueillir et de garder le sourire.    A peu près les mêmes activités sont prévues pour l’an prochain avec en plus des conférences à sujets divers tels que : les finances, les actes notariés et une activité de passion musique.  Nous évaluons également la possibilité d’une sortie au musée de Valcourt ou à St-Elie de Caxton village de Fred Pellerin. 
Nous aurons également une chanson thème pour l’Association, écrite par Florence Méthot.  La musique est en chantier et on nous présentera la version finale à l’activité d’ouverture en août.
Notez que nous avons besoin de photographes pour les activités.
 
7. Programmation 2018-2019 :  L’épluchette de blé d’Inde qui lance les activités sera le 30 août. Sur place nous aurons la vente de cartes de membres ainsi que les inscriptions aux cours. La majorité des professeurs seront présents pour répondre aux questions.
M André Houle présente la programmation prévue pour l’automne 2018.   Malgré que ce soient sensiblement les mêmes cours qui se renouvellent, certains nouveaux cours se rajoutent. 

Exemple de la programmation connue :   
Le lundi : hula-hoop de 9h30 à 10h30, zumba de 11 à midi .  Cours de danse l’après-midi de 13h à 14h suivi par le cours d’informatique de 14h15 à 16h00.
Mardi :  yoga et vie active et jeux de société dans l’après-midi
Mercredi :  chorale le matin et bridge l’après-midi
Jeudi : pétanque atout et conditionnement physique pour le matin et dans l’après-midi, conférences et activités thématiques
Le vendredi, Taichi le matin et  l’après-midi  ligue de crible et cours d’informatique.
Nous avons également l’artisanat, ouvert 12 mois par année tout comme le billard.
Projets de menuiserie pour septembre.
La danse du samedi soir revient.  Veuille noter que certains bénévoles du comité de danse ne veulent pas renouveler, nous aurons besoin de nouveaux bénévoles pour l’an prochain.
 
8. Rapport financier 2017-2018:  Denise Boivin présente les états financiers.  Le rapport financier complet est en annexe.   

Question :  de Danielle Gaouette : l’inventaire de la salle d’artisanat doit être refait, car la valeur déclarée est moindre que la réalité.   Ce sera regardé en septembre.

Question :  de Cécile Cyr :  Pourquoi voit-on une perte dans les activités?  Ce sont les sorties spéciales ou les diners et soirées.  Ces activités ouvertes à tous les membres sont faites sans aucun bénéfice et parfois même avec pertes.

Question :  de Diane Gougeon :  On ne voit pas d’armortissement sur les immobilisations.  Sera fait l’an prochain.

Question :  de Diane Gougeon : Pourquoi des coûts d’entretien et concierge, souvent inclut dans le prix du loyer:  la Ville n’inclut pas les coûts du concierge, le concierge de la Ville fait les espaces communs (passage, salle de toilettes) mais pas les bureaux, salle Ovila Bergeron et billard.


a)      Rapport de la vérificatrice :  Janine Bernard a fait la vérification et nous présente son rapport.  Sa suggestion pour l’an prochain.  Faire un chèque de petite caisse à déposer à chaque mois avec énumération de dépenses pour faciliter la tâche. 
b)      Nomination de la vérificatrice pour l’an prochain :  Mme Rita Proulx accepte le mandat de vérification pour l’année 2018-2019.
Proposé par Ginette Julien, secondé par Florence Méthot.
Résolution 13-06-2018-04
 
10. Prévisions budgétaires 2018-2019 : Denise Boivin présente les prévisions budgétaires pour la saison 2018-2019.  Nous prévoyons un déficit de 1,625$.
 L’adoption du rapport financier (bilan et prévisions) a été proposé Diane Gougeon  et secondé par Doris Lessard
Résolution 13-06-2018-05
 
11. Changements aux règlements :  Une rencontre spéciale a été tenue le 13 avril 2018 afin que le CA présente une proposition de changement de règlements.  Les membres ont également pu présenter leurs suggestions.  Suite à l’adoption des changements de règlements lors d’une réunion régulière du CA, une réunion de ratification a eu lieu le 13 juin 2018.  L’ensemble des règlements modifié est maintenant présenté à l’assemblée et est accepté à l’unanimité par les membres.
Résolution 13-06-2018-06
 
 
12. Description des postes vacants au CA :
L’assemblée générale nomme ou élit des membres au sein du CA.  Le CA se réunit par la suite pour nommer les officiers.
Les mandats de 2 ans à renouveler sont :
v   Suzanne Dupont :  Suzanne Dupont est présentement la directrice des activités.
v   Jacqueline Rivard : Jacqueline occupe présentement le poste de vice-présidente et responsable des activités du mardi après-midi ainsi que représentante de la chorale.
v  Lucie Rocheleau : Lucie occupe le poste de secrétaire, est responsable des communications aux membres et des mises-à-jour du site web.  Elle est également le professeur des cours d’informatique.
 
Poste vacant : Il y a un poste vacant au sein du CA.
 
Les 3 membres actuels du CA dont le mandat est terminé acceptent de se présenter à nouveau comme membres du CA.
 
Selon les règlements en vigueur, aucune élection n’est nécessaire pour combler les postes vacants, nous avons 4 postes disponibles et 3 candidatures.  Les points 12 et 13 de l’ordre du jour deviennent donc inutiles. 
 
Question : De Suzanne Déry : Pourquoi demander que les membres intéressés à se présenter doivent en aviser le CA à l’avance?  Cette clause des règlements, comme dans le cas de plusieurs organismes permet au CA de faire certaines vérifications, les membres du CA doivent présenter une certaine capacité intellectuelle, ne pas posséder de casier judiciaire, et bien entendu être membre en règle.
 
Le CA sera donc composé des membres suivants :
Mandat d’un an : André Houle, Denise Boivin et Pierre Croteau
Mandat de deux ans :  Suzanne Dupont, Jacqueline Rivard et Lucie Rocheleau
Mandat sans date de fin : Guy Provençal, en tant que responsable du billard et selon les règlements en vigueur.
 
Comme le CA n’a pas changé, les postes d’officiers seront les mêmes que cette année et le CA n’a pas besoin de quitter la salle pour l’attribution des postes.
Le CA 2018-2019 sera donc composé ainsi :
v  Président : André Houle
v  Vice-Présidente : Jackie Rivard
v  Trésorière : Denise Boivin
v  Secrétaire : Lucie Rocheleau
v  Directeur du billard : Guy Provençal
v  Directrice des loisirs : Suzanne Dupont
v  Administrateur : Pierre Croteau
 
Questions des membres :
a)      Stationnement : Question d’Andrée Viens.  Y a-t ’il possibilité que les gens qui quittent leur activité ne soient pas invectivés par des membres qui veulent leur place?  Lorsqu’elle quitte de la chorale certains joueurs de bridge lui disent de faire ça vite. Y a-t ‘il une solution?  Le stationnement relève de la ville de Magog, qu’elle ignore la personne ou la réfère au bureau de la Ville. 
Ginette Lepage désire mentionner qu’il y a des places à l’église également pour se stationner.
b)      Ginette Julien désire remercier tous les membres du CA pour leur bon travail. 
 
Levée de l’assemblée : La levée de l’assemblée à  11h15 est proposée par Dyane Gendron  et secondé par Nicole Piché.
 

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