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Vous avez des questions, désirez réserver un cours, apporter vos suggestions ou rejoindre un membre du CA?  Vous pouvez nous écrire un courriel au retraitemagog@gmail.com

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ASSOCIATION DES RETRAITÉS DE MAGOG

Procès-verbal de l’assemblée générale annuelle

Le 21 juin 2017 à 9h30

Salle Ovila Bergeron, Centre communautaire de Magog

95 Merry N, Magog

Ouverture de l’assemblée : L’assemblée est déclarée ouverte à 9h40
 
Constat du quorum : nous avons quorum avec 52 membres assistants à la réunion
 
Nomination à la présidence et secrétariat de l’assemblée :

  • Pour le poste de président(e) :
    • Ginette Julien propose André Houle à la présidence, secondé par Carol Whitehead. 
    • Lise Messier propose Mme Golding McMahon à la présidence, secondé Gilles Beaupré. 
    • Pour le poste de secrétaire Ginette Julien propose Lucie Rocheleau secondée par Aline Gibson.  Lucie Rocheleau est nommée secrétaire sans opposition.

Mme McMahon est nommée présidente d’assemblée par un vote à main levée.

 

Lecture et adoption de l’ordre du jour : 

  • André Houle propose un ajout à l’ordre du jour, au point « Questions des membres »:  Ginette Lepage fera une courte présentation sur la charte de bientraitance adopté par la table de concertation. 
  • Lise Messier propose d’intervertir l’ordre des points :  Le point 10 (changements aux règlements) mis au point 6.  Après discussion, elle retire sa proposition. 
  • Lise Messier désire apporter le point que l’ordre du jour n’a pas d’item concernant la vérification des finances. L’item sera ajouté au point 8 (Rapport financier). 
  • Richard Fraser désire ajouter au point « Questions des membres » :  Les cartes de membres.
  • Lise Messier désire ajouter au point « Questions des membres » : Donation
  • Lise Messier désire ajouter au point « Questions des membres » : Tirage.
  • Cécile Cyr désire ajouter au point « Questions des membres » : Danse
  • Claude Lemieux désire ajouter au point « Questions des membres » : Bridge 

L’ordre du jour modifié est proposé par Ginette Lepage et secondé par Florence Méthot

 

Lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée générale du 5 mai 2016 :  Le procès-verbal tel que présenté est proposé par Michel Girard, secondé par Ginette Julien
 
Bilan des activités 2016-2017 : Mme Suzanne Dupont, directrice des activités, présente les activités de l’an dernier.  Nous avions 17 cours et 413 membres qui participent aux activités, quelques membres participent même à plus d’une activité. Il y eu des dîners, conférences, sorties, pièce de théâtre, de la nouveauté dans la continuité.    Sa conclusion est que notre Association est active et en santé.

 

Programmation 2017-2018 :  Le travail d’organisation de la programmation 2017-2018 est commencée.  Malgré que ce soient sensiblement les mêmes cours qui se renouvellent, certains nouveaux cours se rajoutent.  Exemple de la programmation connue :   

  • Le lundi : Zumba avec un nouveau professeur,  le Yoga revient, en après-midi notre DJ Claude Leblanc donne deux cours de danse, débutants et intermédiaires. 
  • Le mardi : vie active avec Doris, cartes le 500, scrabble et baseball poche.
  • Le mercredi la chorale, le bridge l’après-midi. 
  • Le jeudi : pétanque atout et conditionnement physique tonus avec Doris ainsi qu’un deuxième cours de zumba. 
  • Le vendredi  matin, taichi et ligue de crible l’après-midi.  Le billard est toujours présent, les danses du samedi soir et l’artisanat. 

Il y aura également des activités ponctuelles et le tout sera sur le site Web.  Le comité travaille très fort pour trouver et gérer les professeurs et les activités.  L’épluchette de blé d’inde aura lieu le 31 août.

 

Rapport financier 2016-2017:  Rita Proulx présente les états financiers.  Les dates de début et fin de l’année financière ont été changées afin d’avoir les revenus et dépenses complètes en fin de mai. 

  • Question (Lise Messier) concernant les frais d’administration :  Ils incluent les frais de déplacement des membres du CA, un dîner des bénévoles ayant lieu en mai 2016, des frais de bureau, de cuisine et le permis. 
  • Question (Mme Barrientos) au sujet des frais de secrétariat :  c’est le salaire de Madeleine qui a été engagée au bureau, en fin 2016. 
  • Question (Janine Bernard) concernant les frais bancaires: Nous avons rencontré les banques 2 fois qui refusent de nous considérer comme OSBL vu les revenus des cartes de membres. 
  • Question (Claude Lemieux) demande s’il est possible qu’à l’avenir nous présentions le comparable entre l’année en cours et l’année précédente.
  •  Question (Janine Bernard) sur la durée de placement et le taux d’intérêt du placement: placé pour 5 ans avec intérêts (2%) payables aux ans mais avec droit de retrait. 
  • On demandait un vérificateur externe : il devrait y avoir un vérificateur afin de protéger les membres du CA surtout avec le montant des avoirs de l’Association qui totalisent $43,000$.  M. Houle mentionne l’article 113 de la loi des compagnies qui stipule qu’un vérificateur n‘est pas obligatoire pour les OSBL.  De par la tradition, il n’y a jamais eu de vérificateur depuis une quarantaine d’année. Un membre mentionne qu’il y a eu des vérifications durant 2 ans lors du mandat de Suzie Lacharité et celui de M Morency.  Afin de rassurer les membres, M Houle mentionne que la réceptionniste reçoit l’argent et vérifie avant de donner à la trésorière qui vérifie, complète le rapport et remet le rapport au CA qui revérifie. 
  • Mme Messier propose qu’il y ait un vérificateur nommé pour l’an prochain appuyé par Nicole Rouiller. 
  • Un vérificateur externe sera donc mandaté pour l’année 2017-2018 (il n’est pas nécessaire d’être comptable mais au moins d’avoir des notions de comptabilité)  André Houle propose Carol Whitehead qui a été trésorière du CA quelques années.  Mme Whitehead refuse.  Mme Cécile Cyr propose Janine Bernard, appuyé par Claude Leblanc.  Mme Bernard accepte et fera la vérification du rapport financier en fin d’année financière en juin 2018.

Le rapport financier a été proposé par Ginette Julien et secondé par Carol Whitehead

 

  • Prévisions budgétaires 2017-2018 : Afin de bâtir les prévisions budgétaires, nous avons pris les résultats de l’année précédente et extrapolons pour faire des prévisions.  Question (Nicole Rouilhier) sur les coûts de loyer : L’Association doit payer un loyer à la ville pour l’occupation des lieux.

 

Changements aux règlements : Le comité de danse s’est réuni pour regarder la refonte des règlements et trouve que beaucoup trop d’articles sont à modifier pour faire ce travail lors de l’assemblée générale. 

  • Mme Cyr suggère qu’une assemblée spéciale soit organisée pour faire la refonte.  Mme Ginette Lepage appuie la proposition. 

Nous allons donc garder les règlements tels qu’ils étaient d’ici à ce qu’une assemblée de travail définisse les nouveaux règlements. Les changements pourront donc devenir effectifs lors d’une l’assemblée spéciale avec 2/3 des membres présents qui approuvent les nouveaux règlements.  Une assemblée spéciale ayant pour but de travailler et approuver de nouveaux règlements sera convoquée en septembre. 

  • M Croteau désire apporter le commentaire que les règlements doivent être bâtis dans l’optique qu’ils doivent durer 20 ans. 
  • Proposition de Lise Messier : Une convocation sera faite à tous les membres (par courriel, sur le site web, dans le journal et par affiche)  en septembre pour faire une assemblée spéciale de travail sur la refonte des règlements.  M. Richard Fraser seconde.

 

Description des postes vacants au CA :

L’assemblée générale nomme ou élit des membres au sein du CA.  Le CA se réunit par la suite pour nommer les officiers.

Les mandats de 2 ans à renouveler sont :

v  Guy Provençal : Comme il se représente à titre de représentant du billard, M Provençal conserve son poste.

v  André Houle : Notre président sortant se représente pour un mandat de 2 ans au sein du CA

                     Mandats à remplacer : 

v  Rita Proulx : Notre trésorière nous a remis sa démission et doit être remplacée.

 

Comme les anciens règlements sont toujours en vigueur, aucune élection n’est nécessaire pour combler les postes vacants, nous avons 6 postes disponibles et 6 candidatures.  Les points 12 et 13 de l’ordre du jour deviennent donc inutiles. 

 

Le CA sera donc composé des membres suivants :

Mandat d’un an : Jackie Rivard, Lucie Rocheleau, Suzanne Dupont et Raynald Cyr

Mandat de deux ans : André Houle, Guy Provençal, Denise Boivin et Pierre Croteau

 

On demande que les nouveaux membres du CA se présentent à l’assemblée :

v  Denise Boivin : Habite à Magog depuis 5 ans.  Elle possède une expertise en comptabilité.  Son but : s’impliquer dans la communauté, elle est déjà sur des CA (Fil d’Ariane et Cercle des Fermières). 

v  Raynald Cyr : Habite à Ste-Catherine-de-Hatley depuis 10 ans, possède des connaissances en informatique, veut aider à l’organisation.  C’est sa première expérience au sein d’un CA.

v  Pierre Croteau : Fait partie de l’Association depuis 2 ans.  Est impliqué à la menuiserie qu’on essaie de remonter. A comme objectif de rendre la menuiserie plus active par l’organisation d’une activité d’aiguisage pour ramasser des fonds pour rendre la menuiserie plus performante.  Son deuxième objectif est d’aider au CA, pour les règlements, les sous-comités et le tout dans l’harmonie. 

 

  • Gilles Émond propose que les membres du CA se retirent et nomment les officiers et/ou les tâches des futurs membres du ca.  Appuyé par Michel Girard.

 

Au retour du CA l’annonce des postes comblés est faite comme suit :

v  Président : André Houle
v  Vice-Présidente : Jackie Rivard
v  Trésorière : Denise Boivin
v  Secrétaire : Lucie Rocheleau
v  Directeur du billard : Guy Provençal
v  Directrice des loisirs : Suzanne Dupont
v  Administrateur : Pierre Croteau
Malheureusement, M. Raynald Cyr s’est désisté.

 

 

Questions des membres :

a)      Présentation de charte de bientraitance : Mme Ginette Lepage fait une présentation étant représentante à la table de concertation concernant les ainés.  Magog est une municipalité amie des ainés, il y a des questionnaires qui ont été remplis.  Il y a maintenant une charte pour la bientraitance (physique, morale et financière)  La charte sera affichée sur le babillard afin que nos membres puisse en prendre connaissance.   

 

b)      Carte de membre : Richard Fraser demande que la carte de membre soit disponible pour la moitié de la saison au coût de 7,50$ si les nouveaux membres arrivent en moitié de saison.  La vice-présidente donne son avis que le 15$ est peu d’argent à investir pour les services offerts.  Si nous avons une coupure dans le 15$, nous allons avoir des revenus moindres et une perte plus importante.  Nous prenons note que certaines associations émettent les cartes de membres pour un an, date à date ce qui cause un énorme travail de gestion.  Une suggestion est faite que les cartes de membres soient émises avec un coût de 1$ par mois restant après le mois de janvier pour les nouveaux membres seulement. 

  • La proposition est de changer le coût d’émission des cartes de nouveaux membres à un coût de 1$ par mois restant ou à moitié de coût après janvier.  Proposé par Richard Fraser  secondé par Danielle Dubé.
  • Le vote à main levé est tenu :

21 pour,  21 contre, comme la présidente se désiste, la proposition n’est pas considérée.

 

c)      Donation : Le point est annulé par Mme Messier.

 

d)      Tirage : Une proposition faite par Lise Messier que lors de l’ouverture en septembre (épluchette de blé d’Inde) que 2 cartes de membres et deux sessions de cours soient offert en tirage pour attirer les gens.

 

e)      Danse : Nous désirons remercier les bénévoles et le DJ pour les belles soirées de danse, il y a eu une moyenne de 25 danseurs par samedi.  Lors de la constitution du comité, 17 bénévoles se sont joints au comité de danse et tout au cours de l’année, 11 assidus ont assuré l’organisation.  Il y a eu 2 soirées hommage aux bénévoles.  A noter que les bénévoles qui assistent à la danse paient leur activité. 

  •  Mme Dubé a mentionné qu’une demande soit faite que le concierge passe avant la danse afin que la salle soit propre.  Le comité de danse fait son ménage avant de quitter et le concierge n’aura pas besoin de passer après l’activité.

 

f)       Question de Claude Lemieux : Le club de bridge représente 85 membres, les joueurs présents sont entre 40 à 50 à chaque semaine.  L’activité est gratuite pour les membres de l’Association.  Il n’y a aucun revenu généré par les membres autre que les cartes de membres.  Le club demande un budget de 300$ afin de rencontrer leurs dépenses et aimeraient que l’activité demeure gratuite pour leurs membres.

 

g)      Question de Nina Lessard :  Mme Lessard suggère que la prochaine assemblée générale soit à 17h30 avec un lunch.  Elle désire remercier le CA d’avoir fait l’embauche d’une secrétaire et désire également remercier Suzanne Dupont pour son bon travail.

 

h)      Commentaire de Gabrielle Larouche :  Les artisanes du sous-sol écoulent le fruit de leur travail à la  maison des artistes à Coaticook.  La vente des sacs et autres recommencera au local d’artisanat en septembre. 

 

Levée de l’assemblée : La levée de l’assemblée à 11h56 est proposée par Colette Gagnon et secondé par Pierre Dupont.