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Vous avez des questions, désirez réserver un cours, apporter vos suggestions ou rejoindre un membre du CA?  Vous pouvez nous écrire un courriel au retraitemagog@gmail.com

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ASSOCIATION DES RETRAITÉS DE MAGOG INC.

Tél : (819) 843-7133

95 Merry-Nord, Magog J1X 2E7

Refonte des règlements généraux de la Corporation

RÈGLEMENT NUMÉRO 3-2018

CHAPITRE 1 Dispositions diverses.

Article 1.01 Abrogation

Le présent règlement abroge tout règlement général antérieur

 

Article 1.02 Le siège social

Le siège social de la corporation est situé au lieu prévu dans l’acte constitutif de la corporation, à l’adresse : 95 nord, rue Merry, Magog.

 

 

Article 1.03 Lettres patentes.  L’association est une corporation légalement constituée selon la troisième partie de la loi des compagnies de la province de Québec par lettres patentes en date du 12 novembre 1974 et par lettres patentes supplémentaires en date du 9 décembre 1975, sous le nom de l’Association des Retraités de Magog et sa version anglaise Magog Senior Citizens Association.

 

Article 1.04 Objets.  Les objets pour lesquels la corporation a été constituée sont les suivants :

  1. Grouper en association les retraités
  2. Veiller aux intérêts généraux de ses membres et voir au développement au point de vue éducationnel, culturel et celui des loisirs.
  3. Organiser des jeux, des voyages, des conférences avec projection de films et de diapositives
  4. Étudier les lois concernant le bien-être des personnes âgées
  5. L’association ne peut poursuivre aucun but politique

 

Article 1.05 Amendements-statuts et règlements.

La constitution de même que les statuts et règlements pourront être amendés lors de toute assemblée générale pourvue que l’avis de convocation à cette assemblée mentionne que tels amendements seront proposés lors de cette assemblée.  Les amendements devront être proposés et appuyés par un membre du conseil d’administration et approuvés par au moins 60% des membres présents à cette assemblée générale.

 

CHAPITRE 2 L’interprétation

 

Article 2.01 Définitions et interprétation

 

A moins d’une disposition expresse au contraire ou à moins que le contexte ne le veuille autrement, dans ces règlements, les mots susceptibles de comporter un genre sont réputées inclure le masculin et le féminin 

« Corporation ou Société » désigne l’Association des Retraités de Magog

« administrateurs » désigne le conseil d’administration

« dirigeant » désigne tout administrateur, officier, employé, mandataire ou tout autre représentant ayant le pouvoir d’agir au nom de la corporation

« membres » désigne le membre régulier de la corporation

« municipalité » désigne la Ville de Magog et sa région environnante

« majorité simple » désigne cinquante pour cent (50%) plus une voix exprimée à une assemblée

« majorité absolue » désigne au moins soixante pour cent (60%) des voix exprimées à une assemblée

« officier » désigne le président de la corporation et, le cas échéant, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, le secrétaire adjoint ou le trésorier adjoint

« règlements » désigne les présents règlements ainsi que tous les autres règlements de la corporation alors en vigueur.

 

CHAPITRE 3 – Membres

 

Article 3.01 Classes

 La corporation comprend deux classes de membres à savoir :  les membres actifs et les membres honoraires

 

 Article 3.02 Membre

 Toute personne âgée de 50 ans et plus ayant comme objectifs de stimuler et promouvoir les activités en relation avec les buts de la corporation peut devenir membre actif de la corporation en payant la cotisation annuelle de membre régulier fixée par l’assemblée générale des membres et en se conformant aux règlements de l’association, le tout subordonnément aux dispositions du présent règlement relatives à la suspension, à l’expulsion et à la démission des membres.

 

Article 3.03 Date de la cotisation

Le Conseil d’administration demande à ses membres que l’article 3.03 soit amendé :

Il est proposé par le Conseil d’administration que la date de la contribution annuelle (membres réguliers et membres du billard) soit versée à la Société par ses membres actifs, dès le début septembre au lieu du début janvier de chaque année.  Cet amendement sera effectif à compter de septembre 2009.

 

Cette proposition a été adoptée à l’unanimité

 

Extrait du procès-verbal de l’assemblée spéciale générale  15 janvier 2008

Copie à joindre au procès-verbal de l’assemblée spéciale générale tenue le 15 avril 2008 ainsi qu’au procès-verbal de la rencontre du conseil tenue le 14 avril 2008

 

 Article 3.04 Cas spécial

Toute personne n’ayant pas atteint l’âge de 50 ans peut être admise comme membre avec l’approbation par résolution dûment adoptée par le conseil d’administration

 

Article 3.05 Cartes de membres

Il est loisible au conseil d’administration de la Corporation, aux conditions qu’il peut déterminer par résolution, de pourvoir à l’émission de cartes ou d’attestation à tout membre actif en règle.  Pour être valides, ces cartes doivent porter la signature de la personne en exercice à la réception.

 

Article 3.06 Suspension et expulsion

Le Conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour la période qu’il détermine ou expulser définitivement tout membre actif qui néglige de payer ses contributions à échéance ou qui enfreint quelque autre disposition des règlements de la corporation.  La décision du Conseil d’administration à cette fin est finale et sans appel et le Conseil est autorisé à adopter et à suivre en cette matière la procédure qu’il peut de temps à autre déterminer.

 

 

Article 3.07 Démission

Tout membre actif peut démissionner comme tel, en adressant un avis écrit au secrétaire de la corporation.  Toute démission n’est valide qu’après acceptation du Conseil d’administration et ne prend effet que le premier jour du mois suivant telle acceptation.  La démission d’un membre actif ne le libère pas du paiement de toute contribution due à la corporation jusqu’au jour où telle démission prend effet

 

Article 3.08 Adresses des membres et dates de naissance

Tout membre doit donner à la corporation une adresse à laquelle tous les avis destinés aux membres pourront lui être remis ou expédiés par la poste ou par courriel.  Si un membre ne donne pas telle adresse, tous les avis pourront lui être remis ou expédiés à toute autre adresse de ce membre qui pourra à ce moment apparaître aux livres de la corporation; ces avis pourront lui être expédiés à l’adresse que la personne responsable de l’avis jugera à propos d’être la meilleure pour atteindre le membre auquel il est destiné.  Il doit aussi donner le mois et l'année de sa naissance.

 

Article 3.09

Tout membre démissionnaire suspendu ou expulsé qui a en sa possession des objets ou articles qui appartiennent à la corporation (tel que clés, livres, etc) doit les remettre immédiatement au dirigeant concerné.

 

 

CHAPITRE 4 – Assemblées des membres

 

Article 4.01 Assemblée annuelle

L'assemblée générale annuelle se tiendra dans les deux semaines suivant la fin de l'exercice financier.

 

Article 4.02 Assemblée spéciale

Une assemblée spéciale des membres réguliers peut être convoquée par les administrateurs ou par le président soit au siège social de la corporation soit en tout autre endroit.

 

Article 4.03 Convocations sur demande des membres

Une assemblée spéciale des membres doit être convoquée à la requête d’au moins un dixième (1/10) des membres réguliers de la corporation.  Cette requête doit indiquer en termes généraux l’objet de l’assemblée requise, être signée par les requérants et déposée au siège social de la corporation  Sur réception d’une telle requête, il incombe au président ou au secrétaire de convoquer l’assemblée conformément aux règlements de la corporation.  En cas de défaut de ce faire, tout administrateur peut convoquer telle assemblée ou celle-ci peut être convoquée par les membres réguliers eux-mêmes, conformément à la loi.

 

Article 4.04 Avis de convocation

Toute assemblée des membres est convoquée au moyen d’un avis écrit mentionnant l’endroit, la date, l’heure et les buts de l’assemblée, cet avis doit être affiché à l’endroit habituel dans le Centre communautaire.  Il peut aussi être publié dans un journal circulant dans la municipalité.   On devra se servir des moyens de communications à la disposition des administrateurs pour toute convocation d’une assemblée des membres.  En cas d’assemblée spéciale, l’avis mentionne de façon précise les affaires qui doivent y être traitées.  Le délai de convocation de toute assemblée des membres est d’au moins 15 jours avant la date fixée pour l’assemblée.

Les simples irrégularités dans l’avis ou dans la manière de le donner, de même que le fait qu’un membre n’aurait pas reçu un avis validement donné, n’invalideront pas les actes faits ou posés à l’assemblée concernée.

 

Article 4.05 Président d’assemblée

Le président de la corporation ou un vice-président par ordre d’ancienneté préside aux assemblées des membres.  A défaut du président et du vice-président, les membres présents peuvent choisir parmi eux un président d’assemblée.  Le président de toute assemblée des membres peut voter en tant que membre et en l’absence de disposition à ce sujet dans la loi ou l’acte constitutif, il a droit à un vote prépondérant en cas d’égalité des voix,

 

Article 4.06 Quorum

A moins que la loi ou l’acte constitutif n’exigent un quorum différent à une assemblée des membres, la présence de vingt (20) des membres réguliers constitue un quorum pour telle assemblée.  Lorsque le quorum est atteint à l’ouverture d’une assemblée des membres, les membres présents peuvent procéder à l’examen des affaires de cette assemblée, nonobstant le fait que le quorum ne soit pas maintenu pendant tout le cours de cette assemblée.

 

Article 4.07 Ajournement

A défaut d’atteindre le quorum à une assemblée des membres, les membres réguliers présents ont le pouvoir d’ajourner l’assemblée jusqu’à ce que le quorum soit obtenu.  La reprise de toute assemblée ainsi ajournée peut avoir lieu sans nécessité d’un avis de convocation, lorsque le quorum requis est atteint; lors de cette reprise, les membres réguliers peuvent procéder à l’examen et au règlement des affaires pour lesquelles l’assemblée avait été originalement convoquée.

 

Article 4.08 Vote

Toute question soumise à une assemblée des membres doit être décidée par vote a main levée, à moins qu’un vote au scrutin ne soit demandé ou que le président de l’assemblée ne prescrive une autre procédure de vote.  A toute assemblée des membres, la déclaration du président de l’assemblée qu’une résolution a été adoptée ou rejetée à l’unanimité ou par une majorité précise est une preuve concluante à cet effet sans qu’il ne soit nécessaire de prouver le nombre ou le pourcentage de voix enregistrées en faveur ou contre la proposition.  Le vote par procuration n’est pas permis aux assemblées des membres.

 

CHAPITRE 5 Fin de mandat et candidature

 

 

Article 5.01 Bulletin de présentation

Les membres en règle désirant poser leur candidature devront remplir un bulletin de présentation qu’ils pourront se procurer au bureau de l’association.  Ce bulletin de présentation devra être contresigné par un autre membre en règle.

 

Article 5.02 Mises en candidature

Les mises en candidature devront parvenir au bureau de l’association au moins sept (7) jours avant la tenue de l’élection afin de permettre la préparation des bulletins de votation.

 

 

CHAPITRE 6 Procédure d’élection

 

 

Article 6.01

Le président d’assemblée doit présenter la liste des personnes mises en candidature ayant acceptées de se porter candidates.

 

Article 6.02

S’il n’y a pas plus de candidats que de postes à combler, le président d’assemblée proclame de nom des élus

 

Article 6.03

S’il n’y a pas assez de candidats pour les postes qui restent à combler, les membres présents à l’assemblée générale pourront présenter d’autres candidats.  Dans ce cas, toute nouvelle candidature doit être proposée et appuyée par deux membres en règle.

 

Article 6.04

S’il n’y  pas plus de propositions que de postes restant à combler, toute personne ainsi mise en candidature doit sur-le-champ informer le président d’assemblée si elle accepte de se porter candidate.  Si elle accepte, le président la déclare élue.

 

Article 6.05

S’il y a plus de candidatures et/ou de propositions que de postes restant à combler, le président demande le scrutin secret que pour les postes qui restent à combler.  A cet effet, le président d’assemblée demande aux membres, d’abord de se nommer un président et un secrétaire d’élection, ainsi que deux (2) scrutateurs. Toutes ces personnes doivent être choisies parmi celles qui ne sont pas candidats à l’élection.  Aucun administrateur en fonction ne peut agir comme officier d’élection.

 

Article 6.06

Les officiers d’élection prépareront et distribueront à chaque membre en règle un bulletin de vote sur lequel seront inscrits les noms des candidats proposés  en vertu de l’article 6.06 du présent règlement.  Ce bulletin de vote devra indiquer le nombre de postes qui restent à combler.  Au bout de chaque nom, on laissera un espace libre pour y indiquer son choix au moyen d’un « X » et chacun doit voter que pour le nombre de postes restant à combler.  Si non, le bulletin pourra être rejeté.  Ce vote doit se tenir par scrutin secret derrière un écran ou à un endroit isolé.

 

Article 6.07

Les scrutateurs feront le décompte du scrutin.  Le président d’élection proclamera élu, le ou les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes.

 

Article 6.08

Si les huit (8) administrateurs sont présents et y consentent, ils peuvent tenir immédiatement une assemblée pour l’élection ou la nomination des dirigeants ou officiers de la corporation et choisir les responsables des divers comités.  Dans ce cas, ils reviennent devant l’assemblée générale pour communiquer aux membres le rapport des décisions prises.

Si non, les administrateurs en fonction qui sont présents et les nouveaux fixent la date et l’heure d’une telle assemblée et, par a suite, le résultat doit être annoncé dans les locaux de l’association et si possible, dans un journal circulant dans la municipalité.  Les dirigeants ou officiers restent en fonction jusqu’à l’élection de leurs successeurs.

 

 

CHAPITRE 7  Conseil d’administration

 

Article 7.01 Nombre d’administrateurs

Les affaires de la corporation sont administrées par un Conseil d’administration composé de huit (8) membres, élus de la façon prévue aux règlements

 

Article 7.02 Sens d’éligibilité

Tout membre en règle est éligible à devenir membre du conseil d’administration pourvu qu’il puisse remplir telle fonction.

 

Article 7.03 Durée des fonctions

Tout membre du Conseil d’administration entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il est nommé ou élu, à moins que la résolution proposant sa nomination ou son élection n’y pourvoie autrement.  Chaque administrateur ainsi élu demeure en fonction pendant deux (2) ans jusqu’à ce que son successeur soit nommé ou élu, à moins que dans l’intervalle, il ne se soit retiré en conformité des dispositions du présent règlement.  Pour assurer la continuité de l’administration, quatre (4) administrateurs dont le terme de deux (2) ans est terminé sortent de charge  (sauf l’année 1990 ref art 5.01 tirage au sort).

 

Article 7.04 Élection

Les membres du Conseil d’administration dont le terme d’office expire sont élus chaque année par les membres actifs, au cours de leur assemblée générale annuelle  Tout membre sortant de charge est rééligible, s’il possède le sens d’éligibilité requis  Tout candidat sortant de charge ou non, doit remplir un bulletin de présentation selon l’article 5.02.

Toute vacance survenue au Conseil d’administration, pour quelque cause que ce soit, peut être comblée par le Conseil d’administration,

Le poste à pourvoir au sein du Conseil d’administration est comblé sur résolution des membres dudit Conseil demeurant en fonction pour la portion non expirée du terme pour lequel le membre du Conseil cessant ainsi d’occuper ses fonctions était élu ou nommé.

 

Article 7.05 Administrateur retiré

Cesse de faire partie du Conseil d’administration et d’occuper sa fonction tout membre :

a)      Qui offre par écrit sa démission au Conseil d’administration, à compter du moment où celui-ci par résolution l’accepte; ou,

b)      Qui cesse de posséder le sens d’éligibilité requis; ou,

c)      Qui devient incapable ou insolvable au sens du Code Civil de la Province de Québec ou qui se prévaut de l’une des dispositions de la Loi sur la faillite

d)      Qui, bien que dûment convoqué omet de se présenter à trois assemblées consécutives du Conseil d’administration sans justification.  Dans un tel cas, il doit remettre tout article qui appartient à la corporation, tel que stipulé à l’article 3.10 du présent règlement.

 

Article 7.06 Rémunération

Les membres du Conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour leurs services.  Toutefois le Conseil d’administration peut, sur résolution, établir les modalités de remboursement de frais de voyages et autre frais encourus par les administrateurs au fins d’assister aux assemblées du Conseil d’administration ou dans l’exercice de leurs fonctions.

 

Article 7.07 Pouvoirs généraux des administrateurs

Article 7.07.1 Principe

Les administrateurs exercent tous les pouvoirs de la corporation sauf ceux qui sont réservés expressément par la loi aux membres.

 

Article 7.07.2 Dépenses

Les administrateurs peuvent autoriser les dépenses visant à promouvoir les objectifs de la corporation.  Ils peuvent également par résolution, permettre à un ou plusieurs dirigeants d’embaucher des employés et de leur verser une rémunération selon les prévisions budgétaires adoptées à l’AGA sinon le CA doit faire une assemblée générale spéciale pour autoriser la dépense .

 

Article 7.07.3 Donations

Les administrateurs peuvent prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à la corporation de solliciter, d’accepter ou de recevoir des dons et des legs de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de la corporation.

 

Article 7.08 Indemnisation des administrateurs et officiers

Tout administrateur ou officier de la corporation ses héritiers, ayants-droit et administrateurs devront être indemnisés et remboursés à même les fonds de la corporation de tous frais, charges ou dépenses supportées par cet administrateur ou officier , dans la poursuite de toute action recours ou procédure dans lequel il a été engagé relativement à un acte, une action ou une affaire exécuté ou permis par lui, ou accompli dans l’exercice de ses fonctions  Il devra aussi être indemnisé et remboursés de tous frais, toute autre charge ou dépense supportée par lui relativement aux affaires de la corporation, si ces frais, charges ou dépenses ne sont pas dus à sa faute et que la corporation accepte de l’indemniser.

 


CHAPITRE 8  Assemblées du Conseil d’administration

 

Article 8.01 Date des assemblées

Nonobstant les dispositions de l’article 6.09 du présent règlement, les administrateurs peuvent s’entendre entre eux pour fixer la date et l’heure des assemblées régulières du Conseil d’administration, sans qu’il soit nécessaire de donner avis.  A défaut d’entente, elles sont décidées et fixées à la majorité simple des voix.

Les assemblées du Conseil d’administration autres que les « assemblées régulières » sont des « assemblées spéciales ».

 

Article 8.02 Avis de convocation

Le président, tout vice-président, le secrétaire ou deux administrateurs peuvent convoquer une assemblée du Conseil d’administration.  Ces assemblées peuvent être convoquées au moyen d’un avis envoyé par la poste, par courriel ou téléphone, à la dernière adresse connue des administrateurs.  L’avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de l’assemblée et parvenir au moins deux (2) jours juridiques francs avant la date fixée pour cette assemblée

 

Article 8.03 Quorum et vote

Une majorité des membres en exercice du Conseil d’administration doit être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l’assemblée.  Toutes les questions soumises sont décidées à la majorité des voix, chaque administrateur, y compris le président de l’assemblée, ayant droit à un seul vote.  Une assemblée du Conseil d’administration où il y a quorum est compétente à exercer tous et chacun des mandats et pouvoirs que la Loi ou les règlements de la corporation reconnaissent aux administrateurs  En cas d’égalité des voix, le vote du président est prépondérant.

 

Article 8.04 Participation par téléphone

Un administrateur peut, avec le consentement de tous les autres administrateurs de la corporation, que ce consentement soit donné avant, pendant ou après la réunion, participer à une assemblée du Conseil d’administration à l’aide de moyens, dont le téléphone, lui permettant de communiquer avec les autres administrateurs participant à l’assemblée.  Cet administrateur est en pareil cas réputé assister à l’assemblée.

 


CHAPITRE 9 Destitution des administrateurs

 

Article 9.01 Destitution

Un administrateur peut être destitué, pour cause, à une assemblée quelconque des membres convoquée à cette fin, par le vote de la majorité des deux tiers (2/3) des membres ayant droit de vote à l’assemblée en question et, une autre personne possédant le sens d’éligibilité et apte à représenter la catégorie des membres actifs dont était issu le membre du Conseil d’administration destitué, peut être nommée à sa place, par résolution adoptée à la même assemblée.  La personne ainsi nommée restera en fonction pour le reste du mandat non expiré du terme de l’administrateur destitué.

 


 

 

 

CHAPITRE 10 Les dirigeants ou officiers

 

Article 10.01 Dirigeants

Les dirigeants ou officiers de la corporation sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.  La même personne peut cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier et dans ce cas peut être désignée sous le nom de secrétaire-trésorier.

 

Article 10.02 Élection

Nonobstant l’article 6.09 du présent règlement, le Conseil d’administration doit, à sa première assemblée qui suit chaque assemblée annuelle des membres, ou par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire ou nommer les officiers de la corporation.  Ceux-ci sont élus parmi les membres du Conseil d’administration.

 

Article 10.03 Le Président

Le président est l’officier ou dirigeant en chef de la corporation.  Il préside toutes les assemblées du Conseil d’administration, du Comité exécutif et des membres.  Il est membre ex-officiaux de tous les comités.

S’il n’y a pas de directeur général ou d’administrateur-délégué il exerce un contrôle et une surveillance générale sur les affaires de la corporation.

Il est le représentant officiel de l’Association.  Il participe aux délibérations et, en cas d’égalité des voix, son vote est prépondérant.  Il voit à l’exécution des décisions du Comité exécutif et du Conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge.  Il exerce en outre tous les pouvoirs que le Conseil d’administration peut lui confier par résolution.

                                                           

Article 10.04 Les Vice-Présidents

Les vice-présidents possèdent les pouvoirs et remplissent les fonctions qui pourront leur être confiées respectivement par le Conseil d’administration, sur résolution.  En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président, ou, s’il y en a plus qu’un, celui qui est désigné par le président, exerce les pouvoirs et remplit les fonctions du président.  L’exercice des fonctions du président par le vice-président ou, s’ils sont plus qu’un, par celui qui a été désigné par le président, fait présumer l’absence ou l’incapacité d’agir de ce dernier.

 

Article 10.05 Le Trésorier

Le trésorier surveille particulièrement les finances de la corporation.  Il dépose les devises, les titres et effets de la corporation au nom et au crédit e la corporation auprès de la ou des banques, compagnies de fiducie ou autres dépositaires désignés à l’occasion par résolution du Conseil d’administration.  Sur demande, il doit rendre compte au Conseil d’administration de la position financière de la corporation et de toutes les opérations effectuées par lui à titre de trésorier.  Aussitôt que possible après la clôture de chaque exercice financier, il doit préparer et soumettre au Conseil d’administration un rapport sur l’exercice écouté.  Il est chargé de tenir les livres de comptes prescrits par la loi.  Il remplit tous les autres devoirs propres à sa charge ainsi que ceux qui peuvent lui être confiés par résolution du Conseil d’administration.

 

Article 10.06 Le Secrétaire

Au secrétaire appartient de donner les avis de la part de la corporation.  Il doit rédiger les procès-verbaux de toutes les assemblées des membres et du Conseil d’administration et les conserver dans un ou plusieurs livres à cet effet.  Il a la garde du sceau et des registres de la corporation, y compris les livres contenant les noms et adresses des membres et des administrateurs; il garde des copies de tous les rapports faits par la corporation et tous les livres et autres documents que le Conseil d’administration lui confie ou que la Loi prescrit.  Il prépare et dépose les rapports, certificats et autres documents requis par la Loi.  Il remplit tous les autres devoirs propres à sa charge et aussi les devoirs qui peuvent lui être confiés par le Conseil d’administration.

 

Article 10.07 Le Secrétaire-trésorier

Lorsque le secrétaire cumule la fonction de trésorier, il peut être désigné au gré du Conseil d’administration comme « secrétaire-trésorier ».

 

Article 10.08  Vacance

Si les fonctions de l’un quelconque des officiers de la corporation deviennent vacantes par suite d’un décès, d’une démission ou pour toute autre cause, le Conseil d’administration, par résolution doit élire suivant les stipulations du présent règlement ou peut nommer une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance, et cet officier reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de l’officier ainsi remplacé.

 


CHAPITRE 11 Le comité exécutif

 

Article 11.01 Nombre

Le Conseil d’administration pourra élire parmi les administrateurs un comité exécutif formé d’au moins quatre (4) membres ou d’un maximum de cinq (5) membres, lesquels feront partie de ce comité en autant qu’ils demeureront administrateurs, ou jusqu’à l’élection de leur successeur.

 

Article 11.02 Membres du Comité exécutif

Les membres du comité exécutif de la corporation sont : le président, le premier et le deuxième vice-président, le trésorier et le secrétaire.

 

Article 11.03 Élection

L’élection des membres du comité exécutif, s’il y a lieu, se fera annuellement à l’assemblée des administrateurs suivant immédiatement l’assemblée générale annuelle des membres.  Les membres précédemment élus du comité exécutif démissionneront à cette occasion, mais ils seront rééligibles.

Il est proposé par Yvon Huard, secondé par Pierrette Grégoire que l’article 11.03 soit amendé :

  1. Le directeur du billard devra être élu par le Comité de direction et les membres actifs de cette discipline
  2. Les dits membres devront présenter leur carte en règle de l’Association, des Retraités de Magog, pour se prévaloir de ce droit.
  3. Le directeur du billard, devra assister à l’assemblée du conseil d’administration qui a lieu une fois par mois. 

Accepté à l’unanimité

(extrait du procès-verbal de l’Assemblée mensuelle du 25 mars 2010, copie à joindre au procès-verbal de l’Assemblée générale de l’Association du 26 octobre 2010)

 

Article 11.04 Vacances

Les vacances qui surviendront au comité exécutif, soit à la suite de la mort d’un membre, soit parce qu’un membre cessera d’être qualifié comme administrateur, soit pour toute autre cause, pourront être comblées sur résolution du Conseil d’administration.

 

Article 11.05 Assemblées

Les assemblées du comité exécutif pourront être tenues sur avis donné aux membres dudit comité par lettre, téléphone, télégramme ou câblogramme au moins deux (2) jours avant la tenue de l’assemblée, à telle date et à tel endroit que le président ou le premier vice-président détermineront, lesquels auront autorité de convoquer le Comité exécutif.

 

Article 11.06 Président

Les assemblées du comité exécutif seront présidées par le président ou en son absence par le premier vice-président.  Si l’un ou l’autre ou les deux refusent d’agir comme tel, les membres présents pourront choisir parmi eux un président d’assemblée.

 

Article 11.07 Quorum

Le quorum aux assemblées du comité exécutif sera de trois (3) membres.  Un membre du comité exécutif peut, avec le consentement de tous les autres membres dudit comité, que ce consentement soit donné avant, pendant ou après la réunion participer à une assemblée du comité exécutif à l’aide de moyens, dont le téléphone, lui permettant de communiquer avec les autres membres participant à  l’assemblée.  Ce membre du conseil exécutif est en pareil cas réputé assister à l’assemblée.

 

Article 11.08 Pouvoirs du comité exécutif

Le comité exécutif aura l’autorité et exercera tous les pouvoirs sur les affaires de la corporation, sauf les pouvoirs qui en vertu de la Loi doivent être exercés par le Conseil d’administration ainsi que ceux que le Conseil d’administration pourra se réserver expressément.  Le comité exécutif fera rapport de ses activités à chaque assemblée du Conseil d’administration et celui-ci pourra renverser ou modifier les décisions prises, à condition que les droits des tiers ne soient pas affectés.

 

Article 11.09 Rémunération

Les membres du comité exécutif ne sont pas rémunérés pour leurs services.  Toutefois, le Conseil d’administration peut, de temps à autre, sur résolution, établir les modalités de remboursement de frais de voyages et autres frais encourus par les membres du comité exécutif aux fins d’assister aux assemblées du Conseil exécutif ou dans l’exercice de leurs fonctions.

 

 

CHAPITRE 12 Dispositions financières

 

Article 12.01 Exercice financier

L’exercice financier de la corporation commence le 1er juin et se termine le 31 mai de chaque année.

 

Article 12.02 Livres et comptabilité

Le Conseil d’administration fait tenir par le trésorier de la corporation ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par la corporation, tous les biens détenus par la corporation et toutes ses dettes ou obligations, de même que toute autre transaction financière de la corporation.  Ce livre ou ces livres sont tenus au siège social de la corporation et sont ouverts en tout temps à l’examen des administrateurs de la corporation.  Pour faciliter la tâche du trésorier, ces livres et documents peuvent être tenus à la résidence du trésorier.

 

Article 12.03 Vérification

Les livres ou états financiers de la corporation sont vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le ou les vérificateurs nommés à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle des membres. 

 

Article 12.04 Effets bancaires

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin sur résolution du Conseil d’administration.

 

Article 12.05 Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont au préalable approuvés par le Conseil d’administration, et, sur telle approbation, sont signés par le président ou un vice-président et par le secrétaire ou le trésorier.

Sauf ce qui est dit ci-dessus ou ce qui est autrement prévu par les règlements de la corporation, ou ce qui est normalement nécessaire dans le cours habituel des affaires de la corporation, aucun administrateur, officier, agent ou employé n’aura de pouvoir ou d’autorité pour lier la corporation par contrat ou pour autrement l’obliger ou engager son crédit.  Il sera du devoir d’un administrateur de la corporation qui est, d‘une façon ou d’une autre, directement ou indirectement intéressé dans un contrat ou un projet de contrat proposé à la corporation, de déclarer cet intérêt à une assemblée du Conseil d’administration et , sauf quand les lois régissant la corporation le permettent il devra s’abstenir de voter, relativement à ce contrat ou à ce projet de contrat dans lequel il est ainsi intéressé et il devra autrement observer les dispositions desdites lois.

 

Article 12.06 Dépôt pour mise en sûreté des valeurs

Les valeurs de la corporation pourront, être mises en sûreté de temps à autre, être déposées auprès d’institutions bancaires, compagnies de fiducie ou autres institutions financières choisies sur résolution du Conseil d’administration.  Toute valeur ainsi déposée pourra, de temps à autre, être retirée, seulement par ordre écrit de la corporation, signé par ordre écrit par plus qu'un administrateur et plus d'un officier, suivant la méthode qui sera de temps à autre déterminées par résolution du Conseil d’administration.

 


CHAPITRE 13 Déclarations

 

Article 13.01 Déclarations

Le président, un vice-président, le trésorier, le secrétaire, le directeur général ou administrateur-délégué, de même que tout autre officier ou personne nommées à cette fin par le président ou un vice-président ont, chacun individuellement, l’autorisation et le droit de comparaître pour la corporation et en son nom, sur les brefs, sommations, ordonnances et interrogatoires sur faits et articles émis par tout tribunal et de répondre, pour et au nom de la corporation à ces brefs, sommations, ordonnances et interrogatoires, et de faire pour et au nom de la corporation toute déclaration sur bref de saisie-arrêt dans lequel la corporation est tierce-saisie et de prêter les serments et signer les déclarations assermentées d’usage en ces cas ou se rapportant à une procédure judiciaire quelconque dans laquelle la corporation est partie.  Chacune de ces personnes est autorisée à demander la cession de biens ou la liquidation de tout débiteur de la corporation, à obtenir un ordonnance de faillite contre tout débiteur de la corporation, et à assister et voter à toute assemblée des créanciers des débiteurs de la corporation et à donner des procurations dans ces cas; et deux desdits officiers ou personnes sont autorisés à nommer par une ou plusieurs procurations spéciales ou générales toute personne, y compris des personnes autres que les personnes mentionnées ci-dessus, comme fondés de pouvoirs de la corporation pour poser tout acte ci-dessus mentionné.

 

CHAPITRE 14 Comités

 

Article 14.01 Comités

Il est loisible au Conseil d’administration d’établir, par résolution, un ou plusieurs comités permanents ou temporaires de la corporation et d’en nommer le ou les membres, afin que ces dits comités puissent s’acquitter du mandat qui leur a été dévolu par le Conseil d’administration.

Le ou les membres desdits comités ainsi formés se conformeront aux instructions reçues dudit Conseil et ils lui fourniront les renseignements que celui-ci pourra exiger relativement aux affaires qui auront été confiées à ce ou à ces dits comités.

 

Article 14.02 Assemblées

Il est loisible au Conseil d’administration d’établir, par résolution la procédure que devront suivre tous les comités permanents ou temporaires créés sous l’autorité du présent chapitre.

 

 

CHAPITRE 15  Dissolution de la corporation

 

Article 15.01 En cas de dissolution

En cas de dissolution de l’Association des Retraités de Magog, tous les biens seront transmis conformément aux dispositions prévues aux lettres patentes.

 

 

CHAPITRE 16 Adoption, abrogation et amendement des règlements

 

Article 16.01 Adoption, abrogation et amendement des règlements

Le Conseil d’administration de la corporation peut, de temps à autre, adopter ou promulguer de nouveaux règlements non contraires aux lois ou aux lettres patentes de la corporation.  Ledit Conseil d’administration peut révoquer, modifier ou remettre en vigueur tout règlement de la corporation.  Cependant (sauf les règlements relatifs aux agents, officiers et employés de la corporation et tels règlements que la Loi exige devoir être sanctionnés, approuvés ou confirmés par les membres avant leur mise en vigueur) ces nouveaux règlements, amendements, abrogations ou remises en vigueur devront, à moins qu’ils n’aient été, pendant ce temps, sanctionnés à une assemblée spéciale des membres dûment convoquées à cette fin, n’avoir d’effet que jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres, et à défaut alors d’y être sanctionnés, ils cesseront d’être en vigueur à compter de ce moment.

 

Article 16.02 Majorité requise, déroulement du vote

Tout nouveau règlement ou tout amendement, modification ou abrogation aux règlements de la corporation, de même que toute remise en vigueur d’un règlement de la corporation doit être adopté conformément à l’article 1.06 du présent règlement.

 

Article 16.03 Ratification

Le présent règlement No 3-2018 a été soumis à la ratification de l’assemblée spéciale des membres tenue avant l’assemblée générale  le 13 juin 2018 alors que ledit règlement No 3-2018 a été approuvé préalablement par résolution du Conseil d’administration.  Le Conseil d’administration a préalablement publié les avis de convocation conformément à l’article 4.04 du présent règlement.

 

Article 16.04

Rien dans le présent règlement n’est censé limiter ou restreindre les pouvoirs déjà exercés par tout dirigeant ou membre, ni causer aucun préjudice, si ces pouvoirs ont été exercés de bonne foi, à l’exception des cas où ces dirigeants ou membres auraient commis une faute lourde ou auraient agi de façon frauduleuse ou grossièrement négligente.

 

Article 16.05

Le présent règlement entre en vigueur selon les dispositions applicables du présent règlement ainsi que selon la loi suite à la ratification faite lors de l'assemblée générale du 13 juin 2018.

 

 

ANDRÉ HOULE – président

 

LUCIE ROCHELEAU – secrétaire

 

Conception et rédaction : Lucie Rocheleau, le 13 juin 2018

Conformément aux règlements déjà existants de l’Association des Retraités de Magog

 

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